Svendborg Forsamlingshus
- et bæredygtigt fællesskab

2020-11-06 Bestyrelsesmøde

Referat fra K-møde, tirsdag d.12.10 2021 kl. 19

Deltagere i mødet: Josefine, Pia, Jytte, Kurt, Fie, Henriette, Peter, Ann-Gitte, Palle, Winnie, Allan, Kasper, Lise, Ingelise, Hanne Toft, Mona, Hanne (Egense Husflid)

punkt 1
Økonomi
Iflg. Fin: Bank 32.000 og kasse ca. 2.000 - lille underskud på Blueskoncert

Punkt 2.
Procedurer omkring arrangementer
Det er efterhånden en del tid siden, vi sidst har opfrisket procedurerne for brugerforeningens arrangementer, og der er også kommet en del nye til, så derfor gennemgår vi lige hurtigt, hvordan man stabler en begivenhed på benene i Svendborg Forsamlingshus ;-) 

Hvordan laver man et arrangement?
1.
Man får en god idé, som man synes passer ind i husets profil ( og den er meeeeget bred!)
2.
Man finder et par stykker, der har lyst til at være med. Det kan være  indenfor husets rækker eller også meget gerne nogen udefra, der har lyst. Man kan også præsentere idéen på et K-møde og se, om nogen vil være med.
3.
Man udarbejder et budget i samarbejde med Fin og tjekker mulige datoer med Jan og Josefine.
Skal der søges penge, er det vigtigt at finde ud af, hvem der gør det!
4.
Idé, budget og dato skal godkendes af bestyrelsen, men kan godkendes af "Jubeludvalgtet", hvis det skal gå hurtigt. Det består af forkvinde Pia, kassér Fin og bolighaj Josefine.
6.
Salen skal reserveres via kontakformularen på www.svendborgforsamlingshus.dk, så Fin kan betale til forsamlingshuset fra brugerforeningens konto

 

Markedsføring er alfa og omega for et lille sted som vores, der ikke har råd til dyre avisannoncer. Her er der to modeller:
A: Stikord, fotos mm. sendes til Josefine SENEST 3 uger før arrangementet afholdes. Josefine opretter begivenhed på facebook og sørger for pressemeddelelse. Jytte sørger for det kommer i Sydfynskalenderen.
B: Arrangementsgruppen sørger selv for markedsføring og husker, at tekst til Ugeavisen skal indleveres senest to uger før, man vil have det i avisen. 

(denne model holder Josefine RIGTIG meget af!)

Hvordan afvikler man et arrangement i Svendborg Forsamlingshus?
1.
Hjælpere:
Det er vigtigt, at der er folk til at løse følgende opgaver:
Døren - hvis der skal betales entré. 
Opbygning, nedtagning og pasning af bar - hvis der er mulighed for at købe drikkevarer.
Praktisk hjælp til opstilling OG nedtagning af stole, borde, evt. scenemoduler, anlæg.
Vær opmærksom på at få aftalt, om man må invitere gratister! Er man medhjælper på et arr. med entré, er det især vigtigt, at man har lavet en aftale, så alle er enige.
Sørg for at lave en aftale om, hvor mange drinks, man må tage, hvis man passer baren. Lav evt. et streg-system.

2.
Penge:
Entré og barsalg mv. :
Brugerforeningen har en pengekasse, der skal bruges i døren til kontant betaling. Det er vigtigt at sørge for, at dem, der sidder i døren har adgang til pengekassen. Pia, Jytte, Torben, Jan og Mette har nøgle til skabet, hvor pengekasserne står.
Pengekassen skal tælles op, inden arrangementet starter og skal gøres op, når arrangementet er slut. Der er lavet en kasserapport, som skal udfyldes, så Fin kan bogføre. Kasserapporten ligger i pengekassen.
Man kan også betale entré med mobilepay på nr. 626246

Baren:
Der er en særlig pengekasse til baren. Der gælder de samme regler som ovenstående: at kassen skal gøres op før og efter salg, og kasserapporten udfyldes.
BAREN HAR ET SEPARAT MOBILEPAY NUMMER: 202834
DET NUMMER MÅ KUN BRUGES TIL BAREN. 
Hvis folk hverken har kontanter eller mobilepay kan de købe "kaffe-enheder" af 5,- på https://brugerforeningensfh.nemtilmeld.dk. Her kan de bruge deres betalingskort ( man kommer derind ved at gå ind på forsamlingshusest hjemmeside www.svendborgforsamlingshus.dk og derfra ind på linket, hvor man kan tilmelde sig/købe billetter)

Medlemskab:
Vi vil rigtig gerne have flere medlemmer i foreningen. Dels fordi det giver lidt penge til aktiviteter, men ligeså meget fordi det øger vores troværdighed, når vi søger midler udefra. 
Det koster 55,- om året,og medlemsskabet følger kalenderåret, så man betaler hvert år  og senest inden generalforsamlingen, hvis man vil deltage i den.
Medlemsskab kan købes via mobilepay nr.626246.  Det er vigtigt at de, der betaler, skriver deres navn og mailadresse, så vi kan føre info ind i vores medlemskartotek. 

Donationer:
Brugerforeningen modtager meget gerne donationer og de kan indbetales på mobilepay 626246. Her er det vigtigt at man  i kommentarfeltet skriver "DONATION" 

punkt 3.
Siden sidst – evaluering og kommentarer til flg. arr.:
22.9 Jens Blendstrup      Kurt: fint og underholdende arrangement. God stemning - 30-40 tilhørere
27.9 Musikværksted     3-4 fremmødte
De nye værkstedsformater  OK - strik: 4 nye personer, broderi 3 nye + ejeren af Farmors Broderi, Rep cafe: 1 besøgende
29.9 Doug Morter  "Fed koncert" - 60 pers.
6.10 Formiddagsfortælling (Fortællefestival) - 12 pers.
10.10 Søndagsblues - 52 pers  - stor succes.

punkt 4.
Kommende arr.:
Oktober:
Onsdag 13.10 Foredrag Dickens   
 Ingelise, Jytte, Jan Kurt
Fredag 15.10 Planteloppemarked  
 Pia, SYS, Ingrid, Jytte
Søndag 17.10 Café Fragilité  
Jytte, Pia, Lise, Fie   (mødetid kl 14)
Mandag 18.10 Fællessang  
 Allan, Conni, Birte, Mona
Søndag 24.10. Musikværksted
Jan, Allan, Torben
Tirsdag 26.10 Debatarr sammen med LOF  
Kasper, Ditte, Jytte, Pia + 2 prs. fra LOF -
Palle viser Kasper lydanlægget.
Onsdag 27.10 Torbens koncert   
 Lise, Ingelise, Susanne, Jytte (døren) - bar ???
Søndag 31.10 Fællesspisning     
Lise, Henriette, Ingelise, Pia, Ingrid - mødetid kl 16.30

November:

Onsdag 3.11 Formiddagsfortælling  
sædvanlig CREW
Lørdag 13.11 Banda Nuevo - dansebal fra 19.30-24
HVEM HJÆLPER?
Onsdag 17.11 Ole Rolf – Svenske troubadurer   
Kurt, Jan, Jytte, Ingelise, Fie
Søndag d.21.11 Café Fragilité     
Pia, Lise, Ingelise, Hanne T.
Søndag 28.11 Fællesspisning    
Lise, Ingelise, Henriette, Pia
Onsdag 1.12 Formiddagsfortælling   
sædvanlig CREW

punkt 5.
Referat fra mødet med FAA vedr nedprioritering af kulturstof i lokalavisen. 
FAA har ikke tænkt sig at ændre holdning. Der er kræfter i gang, der vil skabe en ny månedlig kulturavis.  Kasper har en ide til at vi skærper vores markedsføring via SOME med fremstilling af små videoer om f.eks. Cafe Fragilite. Lise og Kasper taler sammen herom.

punkt 6. 
Eksterne samarbejdspartnere
Vi har nu prøvet at samarbejde med SEF, med LOF og delvist med Fortællefestivalen. Hvordan har det været? Er der noget, vi fremover skal være opmærksomme på i de aftaler, vi indgår?

Samarbejdet med SEF var ikke den helt store succes. Alligevel ok, da den primære fordel er, at huset bliver kendt i bredere kredse. Samarbejdet med LOF har været præget af manglende forventningsafstemning. Kontakten er i første omgang gået gennem Josefine. Fremover lægger Josefine eventuelle henvendelser direkte videre til bestyrelse, så Brugerforeningen er involveret fra begyndelsen.
Samarbejdet med Fortællefestivalen har været en blandet fornøjelse. For nogle har det være fint, for andre har det været meget rodet.

Hanne fra Egense Husflid deltog i mødet. De vil meget gerne samarbejde med Brugerforeningen ved større arrangementer- eksempelvis Peter Lund Madsen. Det aftaltes at Lise og Pia mødes med bestyrelsen i Egense Husflid og aftaler nærmere.

punkt 7.
Boblere, idéer og foreslag til arr. -
punktet udskydes p gr a tidsnød

punkt 8.
Evt.
Josefine opfordrer til at alle efterlader køkkenet UDEN opvask. Vi kan ikke bruge den store opvaskemaskine til et enkelt vask eller to, så der skal håndopvaskes og det er VIGTIGT at alle genstande finder deres rette plads. Der er sat mærker på alle hylder, så det burde være muligt ;-)

--

 

www.josefineottesen.dk

www.josefineottesen.eu