Svendborg Forsamlingshus
- et bæredygtigt fællesskab

  Home > Brugerforeningen BSF > Vedtægter og referater > Grønspættebog for arrangementer

Grønspættebog for arrangementer

BRUGERFORENINGEN SVENDBORG FORSAMLINGSHUS (BSF)
CHECKLISTE VED ARRANGEMENTER, SOM BSF ER MED I

Mobilepay numre:

202834 bruges i forbindelse med barsalg

626246 bruges i andre sammenhænge fx til donationer

Lille Tjekliste for arrangementer v Jytte: (Jytte, Jan, Fin, Josefine er altid villige til at guide)

  1. Hvem er Tovholder= ofte den første der er nævnt i referatet eller står med fremhævet skrift.
    Dato for afholdelse checkes i kalenderen på hjemmesiden og Billetsiden.
  2. Reservering af lokale samt evt. hjælpemidler (projektor, piano o.lign.) registreres via kontaktformular på hjemmesiden - (link)
  3. Honorarskema (aftale) udfyldes )med bl.a CPR nr og Konto nr)
    (alternativt sendes oplysningerne: dato & tidspunkt, titel og beløb til Fin) -
    Hent Honorar dokument her.
  4. Lav Budget. Eksempel ved en Koncert:
    Indtægter entre, bar...
    Udgifter: Salleje 1000kr, KODA 500 kr (kun ved koncert), Honorar, PR, Plakater,
  5. Mhp. oprettelse af arrangement på NemTilmeld (= billetsystem via hjemmesiden) sendes der en beskrivelse af arrangement/PM (pressemeddelelse) 
    plus foto med angivelse af Fotograf-  samt billetpris til Josefine/Jan min. 3 uger før afholdelse.
    Beskrivelsen vil desuden blive brugt til Facebook opslag (Josefine), Sydfynskalenderen (Jytte) samt notits/PM til ugeavis og evt. dagspresse. Se evt https://brugerforeningensfh.nemtilmeld.dk/
  6. Der udfærdiges evt. plakat el. lign. til ophængning på plakatsøjler, bibliotek m.fl.
  7. Tovholder skal have listen med Tilmeldinger. Se her.

 

Josefines Grønspættebog til arrangementer

1. Den gode ide.
 Når man har en idé til et arrangement, skal idéen igennem en proces for at blive til et arr. Den skal først præsenteres på K-møde. Det kan enten ske under  "Evt." eller man kan i forvejen sende en mail til Josefine med en kort beskrivelse af projektet.  Er der interesse for idéen på K-mødet, kan man gå videre. Så skal  bestyrelsen tage stilling, der skal laves en beskrivelse mm. - se tjeklistens pkt. 1.med under punkterne.1-5
På K-mødet 1-2 mdr før afviklingen skal der findes praktisk tovholder, arme-og-ben og kasserer.
Før eller umiddelbart efter at idéen præsenteres er det VIGTIGT, at der bliver lavet budget - som SKAL ind over kasseren - tekst der kan bruges til markedsføring, reserveret sal mm. se tjeklisten i pkt 1-6

2.PRAKTISK PLANLÆGNING
Der er en del overvejelser, der skal gøres omkring afviklingen for at arrangementet fungerer. Det skal sættes i kalenderen og på FB, der skal indgås aftaler osv.. Det er vigtigt, at bruge tjeklistens pkt. 2, så man er helt sikker på, at man har styr på tilladelser, honoraraftaler, evt.spisning osv. Det er gruppens ansvar, at der er styr på det, men man er altid velkommen til at bede om hjælp. Der er efterhånden meget erfaring i gruppen, så der er altid nogen, der kan komme med et godt råd, hvis man føler sig "lost"

3.AFVIKLING
En lille uges tid inden arrangementet skal afvikles, skriver tovholderen ud til arme-og-ben + kasserer med besked om, hvornår man møder ind og hvilke opgaver, der skal løses. Vær opmærksom på at få dækket alle de funktioner, der er beskrevet i tjeklistens pkt. 3

4.Evaluering
På det kommende K-møde evalueres arrangementet. Det er vigtigt at vi får vendt evt. problemer, så vi kan løse dem i fællesskab. Det har også betydning for resten af gruppen at høre, hvor mange billetter/ deltagere, der er solgt/deltaget, fordi det giver os en fælles fornemmelse af, hvordan huset fungerer.'

 

 

Samarbejdspartnere og sponsorer

Kvickly, Gerritsgade, Svendborg

Middelfart Sparekasse

Vores billetsystem er et sponsorat fra Nemtilmeld

DMF (Dansk Musiker Forbund), GRAMEX

Fynske Bank

Real Dania "Underværker"

Garant Tæpper, Svendborg

Skousen, Svendborg

 

SEAF, Sydfyns Elforsynings Almennyttige Fond

Vi takker for hjælpen!

nach oben